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云南省档案系统“双随机、一公开”检查标准和分级分类监管标准
文章来源: 发布时间:2017-11-30

 

 

一、对机关、人民团体、事业单位及在本级工商行政管理部门登记注册的各类企业贯彻执行档案法律法规情况的监督检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《云南省档案条例》

(二)抽查主体

各级档案行政管理部门

(三)抽查范围

各级机关、人民团体、事业单位及在本级工商局登记注册的各类企业

(四)抽查标准

1.《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)

2.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)

3.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)

4.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)

5.《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局令第10号)

6.照片、声像、电子文件、实物等各种门类载体档案管理规范

(五)抽查比例

1.各级机关、人民团体及事业单位比例为10%

2.对企业的检查比例根据在本级工商行政管理部门登记注册的企业数量确定

(六)抽查频率

1次/年

(七)抽查方式

现场检查。

(八)抽查内容

1.是否组织对《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》等档案法律法规及有关方针、政策的宣传贯彻;

2.档案机构或者档案工作人员落实情况;

3.是否有分管档案工作的领导;

4.档案人员是否通过岗位培训,持证上岗;

5.是否建立有收集归档、安全保密、查阅利用等方面的制度;

6.是否制定有文件材料归档范围及档案保管期限表;

7.是否按期向本级国家综合档案馆移交档案;

8.是否对所属机构的档案工作进行监督、指导;

9.是否存在档案归档不全、损毁、丢失、涂改、伪造及擅自转让、出卖档案等违法行为;

10.档案工作纳入发展计划、议事日程、岗位职责情况;

11.按照档案行政管理部门的安排部署开展档案工作情况。

二、对机关、人民团体及事业单位档案业务工作的监督检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《云南省档案条例》

(二)抽查主体

各级档案行政管理部门

(三)抽查范围

机关、人民团体及事业单位

(四)抽查标准

1.《电子公文归档管理暂行规定》(国家档案局令第6号)

2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)

3.《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)

4.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)

5.《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)

6.《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)

7.《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)

(五)抽查比例

10%

(六)抽查频率

1次/年

(七)抽查方式

现场检查

(八)抽查内容

1.资源建设

1)是否对各种门类、载体的档案实行了集中统一管理;

2)是否建立健全档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、保密、利用、库房管理等工作制度;

3)重大会议、重大活动结束后,对列入归档范围的文件材料是否及时整理、立卷、归档;

4)照片、声像、电子文件、音频、视频、实物材料整理归档是否齐全完整。

2.业务建设

1)是否制定了归档制度、档案分类方案、保管期限表、特殊载体档案管理规范等业务制度;

2)归档文件及案卷质量是否符合国家有关规范、标准要求;

3)档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用的各种台账数据是否全面、准确,记录是否详尽;

4)是否编制了适用的档案检索工具;

5)是否编制有全宗介绍、组织沿革、大事记、产品介绍、科研成果简介、专题介绍、资料汇编等通用性编研成果。

3.信息化建设

1)是否使用档案管理软件,数据存储介质、格式是否符合要求;

2)电子文件归档是否齐全、完整,是否及时备份;

3)是否建立档案资料数据库,开展案卷级、文件级的著录、标引和档案的数字化存储工作。

4.保障条件

1)是否配备专门的档案库房或档案室;

2)是否按照满足档案安全管理的要求配备防盗、防火、防高温、防高湿、防有害生物等档案安全管理设施设备及计算机等信息化设备。

5.档案利用

是否提供档案查阅利用。

三、对在本级工商行政管理部门登记注册的各类企业档案业务工作的监督检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《云南省档案条例》

(二)抽查主体

各级档案行政管理部门

(三)抽查范围

本级工商行政管理部门登记注册的各类企业

(四)抽查标准

1.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)

2.《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)

3.《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)

4.《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)

5.《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)

6.《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)

7.《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局令第10号)

8.《云南省档案局 云南省人民政府国有资产监督管理委员会印发关于进一步加强国有企业档案工作的意见的通知》(云档联发〔2010〕3号)

9.《云南省民营企业档案管理办法实施细则》

(五)抽查比例

根据在本级工商行政管理部门登记注册的企业数量确定

(六)抽查频率

1次/年

(七)抽查方式

现场检查

(八)抽查内容

1.资源建设

2)各种门类、载体的档案实行集中统一管理情况;

2)建立健全档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、保密、利用、库房管理等工作制度情况;

3)贯彻执行归档制度,项目验收、产品鉴定、设备开箱、课题结题等活动结束后,对列入归档范围的文件材料整理、立卷,及时归档情况;

4)企业生产、经营、管理、基建、设备等各项活动(特别是重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科技项目)所产生的文件材料整理归档齐全完整情况。

2.业务建设

1)制定归档制度、档案分类方案、保管期限表、特殊载体档案管理规范等业务制度情况;

2)归档文件及案卷质量是否符合国家有关规范、标准要求;

3)档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用的各种台账数据是否全面、准确,记录是否详尽;

4)对所属机构、下属企业档案工作进行监督、指导情况;

5)企业及其下属企业是否报备《企业文件材料归档范围和保管期限表》,并向档案行政管理部门说明报备情况(民营企业此项不作要求);

6)国有企业所有制性质或产权发生变动时,其档案处置是否按照国家有关规定办理(民营企业此项不作要求)。

3.信息化建设

1)是否使用档案管理软件,数据存储介质、格式是否符合要求;

2)电子文件归档是否齐全、完整,是否及时备份;

3)建立档案资料数据库,开展案卷级、文件级的著录、标引和档案的数字化存储工作情况。

4.开发利用

1)编制适用的档案检索工具情况;

2)编制全宗介绍、组织沿革、大事记、产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍、资料汇编等通用性编研成果情况。

5.保障条件

1)是否有专门的档案库房或档案室;

2)档案工作经费纳入保障情况;

3)按照满足档案安全管理的要求配备计算机、扫描仪、温湿度控制、防火、防盗等设施、设备情况。

四、对各级档案管理部门的监督检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国政府信息公开条例》

3. 《中华人民共和国档案法实施办法》

4.《云南省档案条例》

5.《档案馆工作通则》

(二)抽查主体

1.省档案局

2.州(市)档案局

(三)抽查范围

1.省档案局抽查州(市)档案局(馆)

2.州(市)档案局抽查县(市、区)档案局(馆)

(四)抽查标准

1.《云南省国家综合档案馆规范化管理示范档案馆认定办法》

2.《云南省档案工作规范化管理示范档案馆及示范单位复查办法》

(五)抽查比例

50%

(六)抽查频率

1次/年

(七)抽查方式

现场检查

(八)抽查内容

1.档案工作纳入当地社会经济发展规划和计划,制定本地档案工作规划、计划情况;

2.档案行政管理机构、编制,执法主体资格确认和行政执法队伍建设情况;

3.组织档案业务培训,档案从业人员持证上岗的情况;

4.组织档案法律法规及有关方针、政策的宣传贯传情况;

5.组织档案行政执法检查和日常的监督检查指导情况;

6.各级国家综合档案馆规范化管理情况;

7.对档案违法行为进行纠正和查处的情况;

8.行政许可等其他行政职能履行情况;

9.档案工作经费列入财政预算情况;

10.收集、接收本馆保管范围档案;

11.对所保管的档案严格按照规范整理;

12.档案依法开发和利用情况;

13.对向国家捐赠重要或者珍贵档案的行为进行奖励的情况;

14.对可能导致严重损毁和不安全的有保存价值、应当保密的非国有档案进行征购的情况;

15.机关、团体、企事业单位和其他组织及中国公民利用档案馆未开放档案的审查情况;

16.对档案安全保管及其制度、基础设施、设备建设和配备情况;

17.是否存在档案损毁、丢失、涂改、伪造以及擅自转让、出卖等违法违纪行为。

五、对机关、人民团体、事业单位及在本级工商行政管理部门登记注册的各类企业执行档案管理规定情况的检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《云南省档案条例》

(二)抽查主体

各级档案行政管理部门

(三)抽查范围

机关、人民团体、事业单位及在本级工商行政管理部门登记注册的各类企业

(四)抽查标准

1.《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号)

2.《企业档案管理规定》(档发〔2002〕5号)

(五)抽查比例

1.机关、人民团体及事业单位比例为10%

2. 对企业的检查比例根据在本级工商行政管理部门登记注册的企业数量确定

(六)抽查频率

1次/年

(七)抽查方式

现场检查

(八)抽查内容

1.携带、运输、邮寄国家所有档案及其复制件出境的是否经过档案行政管理部门审批;

2.赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件的是否经过档案行政管理部门审批;

3.是否存在损毁、丢失属于国家所有的档案的行为;

4.是否存在擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案或者泄露档案内容,造成严重后果的行为;

5.是否存在涂改、伪造档案的行为;

6.是否存在擅自出卖、转让档案,倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的行为;

7.是否存在擅自出售、赠送、交换档案及其复制件的行为;

8.是否存在擅自携带、运输、邮寄档案及其复制件出境的行为;

9.是否按照国家规定,定期向档案馆移交档案;

10.重大活动及国家重点建设项目档案是否向档案行政管理部门登记备案;

11.重点建设项目是否通过档案验收;

12.设立档案馆的是否向档案行政管理部门登记备案;

13.设立档案中介服务机构的是否向档案行政管理部门备案;

14.组织实施档案数字化的,是否按相关保密标准和安全规范进行管理

六、对各级档案部门执行档案管理规定情况的监督检查

(一)抽查依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《云南省档案条例》

(二)抽查主体

1. 省档案局

2. 州(市)档案局

(三)抽查范围

1.省档案局抽查州(市)档案局

2.州(市)档案局抽查县(市、区)档案局

(四)抽查标准

《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号)

(五)抽查比例

50%

(六)抽查频率

(七)1次/年

(八)抽查方式

现场检查

(九)抽查内容

1.携带、运输、邮寄国家所有档案及其复制件出境是否按规定进行审查;

2.赠送、交换、出卖馆藏档案复制件的是否按规定审查;                                                   

3.损毁、丢失属于国家所有的档案的情况是否受到查处;                                                   

4.擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案或者泄露档案内容造成严重后果的行为是否受到查处;                             

5.涂改、伪造、窃取档案的行为是否受到查处;

6.是否按照法律规定,定期接收档案;

7.是否按照法律规定,定期开放档案并提供档案查阅利用。

七、云南省档案行政执法监督检查风险分级分类监管标准

单位类型

风险等级

监管频次要求

档案服务机构

2次/年

其他类型企业

1次/年

机关、人民团体、事业单位

1次/年

各级国家档案馆

1次/年